Vous avez décidé de participer à un salon et d’aller à la rencontre de vos clients et de vos futurs clients, excellente idée !
Mais participer à un salon requiert une préparation minutieuse. Dans le cas contraire, cela peut vite virer au cauchemar.
Contrairement aux petites surfaces, les surfaces intermédiaires offrent différentes solutions de matériel et d’aménagement et en fonction de votre choix, la préparation diffère.
1er Cas : Vous disposez de votre propre matériel et vous en assurez la logistique
Etape 1
Une fois votre emplacement réservé,
prendre connaissance des règles de sécurité et d’architecture de l’organisateur (Limite de Hauteur, Retrait par rapport aux allées, Accès PMR, …) et les documents à communiquer (Plan d’aménagement de votre stand, Procès-Verbaux sur le classement inflammable des matériaux…)
Etape 2
Réserver votre bornier électrique s’il n’est pas fourni avec espace et les prestations complémentaires vous permettant de passer un salon dans les meilleures conditions (Location de mobilier, matériel audio-visuel, nettoyage quotidien…).
Ces réservations se font en général via votre espace Exposant sur le site web du salon.
Etape 3
Prendre connaissance du planning logistique et réserver vos badges d’accès Montage et accès salon via votre espace Exposant
Etape 4
Le jour du montage, arriver en avance pour faire face aux difficultés d’accès sur les parcs d’exposition, les retards de livraison de vos prestations complémentaires…. Et ainsi vous assurer d’être prêt à l’heure.
Etape 5
Vigilance concernant le matériel sensible de type audio-vidéo : à installer le matin même de l’ouverture du salon pour éviter tout risque de vol ou de dégradation.
2ème Cas : Vous faites appel à un prestataire extérieur
Etape 1
Votre prestataire doit faire valider le plan d’aménagement de votre stand auprès de l’organisateur, en l’accompagnant des procès-verbaux d’inflammabilité des matériaux
Etape 2
Réserver (Vous ou votre prestataire) votre bornier électrique et les prestations complémentaires vous permettant de passer un salon dans les meilleures conditions (Location de mobilier, matériel audio-visuel, nettoyage quotidien…).
Ces réservations se font en général via votre espace Exposant sur le site web du salon.
Etape 3
Prendre connaissance du planning logistique et réserver vos badges d’accès Montage et accès salon via votre espace Exposant. Puis les transmettre à votre prestataire afin qu’il puisse accéder au parc des expositions.
Vous conviendrez avec votre prestataire du jour et de l’heure de mise à disposition de votre stand (En général, la veille d’ouverture du salon afin de vous laisser le temps de vous installer avec vos équipes)
Etape 4
Valider la livraison de votre stand par un accusé réception dans lequel vous ferez un état précis des prestations attendues. Vos appréciations seront les bienvenues.
Etape 5
Vigilance concernant le matériel sensible de type audio-vidéo : à installer le matin même de l’ouverture du salon pour éviter tout risque de vol ou de dégradation.
Et voilà, vous êtes fin prêt à accueillir vos premiers visiteurs !
Alors bon salon !
Et n’oubliez pas : Si des interrogations ou des doutes subsistent, notre équipe est à votre entière disposition. Gardez à l'esprit que chaque détail compte dans la réalisation de votre grand succès.